『2022年（令和4年）』より改正電子帳簿保存法の変更に伴っての注意点

お世話なりますMTOです。

令和4年より改正改正電子帳簿保存法（以下改正電帳法）が変わります。

従来通りのやり方ではNGな部分もありますので、国税庁の一問一答のページで気になる部分をピックアップして書いていきたいと思います。

ご自身で処理を行っている方、個人経営者の方等は、やり方が変わりますのでご注意ください。

保存の要件として、全ての電子取引で「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」が必須になっています。

フリーランス、売上が少ない方

改正電帳法の義務化に伴い、フリーランスや売り上げの少ない方も導入する必要があるのか？という部分があると思います。

今回の改正で、電子取引の場合、電子データを保存するだけでは駄目で、検索機能などの確保などの要件を満たす必要があります。

電子取引は全ての事業主が対応する必要のある「義務」になりますので、システムありきの今回の導入は負担になると思っている方も多いと思います。

国税局では、「判定期間」と言われる期間を設けています。

この判定期間の売上が「1000万円以下」の場合、税務調査時の電子データのダウンロード要求に応じれば検索要件が全て不要になります。

PDFで受領した請求書など「保存する」だけで良い？

今回の改正電帳法では「受領したPDFファイルなどは、サーバーで保存する」だけでは条件を満たしていません。

データで受け取ったものを、そのままデータとして保存するというのは保存要件が満たされていないことを覚えておきましょう。スキャナ保存と呼ばれる方法を取らなければいけません。

スキャナ保存については国税局のPDFファイルを参考にしてください。

PDFの保存要件は「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」となっています。

受信メールでの取引について

受信メールの保存も必要になっていますが、各メーラー上(Windowsのデフォルトのメーラーや、Gmail、サンダーバードなどの外部のメーラー含む）で内容を確認できれば問題がないのか？

原則として、それだけではダメで要件を満たしていないことになります。

受信メールの文章の中に取引条件が記載されていない場合、電子取引の保存の対象にはなりません。

一方、文章の中に取引情報が記載されているときは「メールそのものを保存する」必要があります。

電子取引の細野条件として「検索機能を確保していること」があります。

この「確保している」と言う概念が、一般の事業主の方の考え方と、国税局の考え方がズレている部分が多くなるかもしれませんので、やはり税理士事務所などの専門家に判断してもらう方が良いでしょう。

「メーラー上でいつでも取引情報を表示できる」事を「保存している」と考えていると条件を満たしていませんのでご注意ください。

請求書などがメール添付の場合

電子取引の対象は「データで受け取る取引情報」となります。

「いつもお世話になります。請求書（領収書）を送らせていただきます。」と言うメールとともに、添付ファイルで請求書（領収書）が送られた場合、添付ファイルのみの保存で良いです。

ただし、メールの文章の中で、取引に関すること（値引きや請求書の期日に関する変更点など）が書かれている場合は、電子メールそのものの保存も対象になります。

とは言え、通常の業務で「これは保存する」「これは保存する必要はない」みたいな判断をしていては、スタッフ間の統制なども取れないと思いますので、業務に関するメールは定期的なバックアップを取るシステムを採用した方が良いでしょう。

取引についてはチャットワークなどのソフト（無料で利用出来ます）を使う様にすれば分かりやすいと思います。

データのバックアップについて

保存要件は「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」を満たしていることですので、データのバックアップに関しての条件はありません。

ただし、取引に関するデータですので、それぞれの企業様自身の「データの紛失」の意識は高めておく必要があります。

「紙のデータ」の場合、火事などの特殊な条件がなければ全てデータが消えることはありません。

しかし、電子データの場合は、一瞬でデータが消える、データが紛失する、データが流出する可能性は十分にあります。

セキュリティーソフト、外部外付けのHDDなど、今まで以上にネットリテラシーが求められる状況になっていると思います。

つまり、バックアップについては「義務化はされていないが、当然しておいた方が良い」ということになります。

電子データの保存場所がDropboxなどのクラウドサービスを選んだ際の注意点

PDF等のデータは、それほど容量を使いませんが、今後電子データが主流になった場合、パソコンのローカル側だけの保存では厳しい状況も出てくるでしょう。

また、社員間で電子データの保存を適当にやっていれば、顧客データの流出なども考えられます。

ローカル側の保存の場合、ローカル側のパソコンが突然壊れた場合はデータへのアクセスが出来なくなります。

改正電帳法要件は「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」ですから、常に出力できる、常に検索出来る環境は必要になります。

そこで、クラウドサービスなどの導入が考えられると思います。

クラウドサービスであれば、例えばローカル側が突然クラッシュしても、別のアクセス方法が可能です。

とは言え、クラウドサービスの利用をする際「クラウドサービスの利用停止、もしくはご自身で利用を止めデータが紛失した」等のデメリットも存在します。

要件を満たす為には「訂正や削除の記録が残るシステムや、訂正や削除が出来ないシステムを利用する」のがベターです。

この条件に加え「国税の関係書類の保存期間7年、または10年」の条件を満たすクラウドサービスがあるのか？もしくは、そのクラウドシステムを条件を満たす期間使い続ける経費が捻出できるのか？等も判断の基準になると思います。

こういった部分を加味しながら、どのクラウドサービスを使うのか？どのような保存形態を取り入れるのか？等も考慮に入れる必要があるでしょう。

売上規模が比較的高くない会社様も、クラウドサービスの複数利用されているケースも多いです。

統一してデータを管理するのか？そのクラウドサービスの企業としての安定度なども考慮に入れて考える必要があるでしょう。

キャッシュレス決済などの利用明細について

クレジットカード以外にも、QRコード等、キャッシュレス決済の利用明細が多くなるケースが増えていると思います。

このような場合、利用明細がダウンロードできないキャッシュレス決済もあります。

キャッシュレス決済のは、それぞれのキャッシュレス事業者が発行する利用明細が領収書となります。

クレジットカード、QRコードなどの領収書も、Web上やアプリ上で取得する明細なので電子取引としてカテゴライズされています。

このような場合はスクリーンショットをして保存する必要があります。携帯電話はスクリーンショットが出来ますので、写真として保存します。

パソコン上で利用明細がわかる場合、Windowsでデフォルトで設置されているエッジではなく、Google Chromeなどのブラウザー（インターネットを観るモノ）を利用することで、画面全体のスクリーンショット等もできます。

＞＞GoogleChrome

＞＞Google Chromeを使って、画面全体をスクリーンショットする方法

また、Windowsでは、「altボタン」+「PrintScreenボタン」で、目的の画面をスクリーンショットすることが出来ます。

スクリーンショットなどのやり方がわからない方も多いと思いますが、今後は、デシタル決済などが当たり前になってくると思いますので、事業主様は基本的なネットリテラシーが必須になってくる時代になっています。

データの格納場所、保存場所、改ざん防止措置等の統一について

データは、ブラウザー上の明細や、メールやPDF、添付ファイルなど、電子取引の場合は各種多岐にわたります。

保存条件として「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」が要求されています。

つまり、保存条件、格納場所の義務付け（例えばフォルダを作りそこに統一するなどの義務化）等はありませんし、改ざん防止の方法の条件もありません。

例えば、PDFとメール、スクリーンショットなど、それぞれのソフトでの改ざん防止の方法は変わってきますが、保存条件や格納場所と同様、「改ざん防止措置の統一」は義務付けされていません。

とは言え、「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」が義務づけされているわけですので、仮にデータの検索や表示を求められた場合、出力に時間がかかるのはNGです。

ネットリテラシーと同様、保存方法、検索方法、表示方法など、会社としてデータ管理については向上する必要があるでしょう。

MTOでも、弊社で採用して良かった方法については、取引先の皆さんに情報をシェアさせていただいています。

所得税法、法人税方法、消費税法での「電子取引の違い」について

電子取引に該当する3つの税法の中で、消費税のみ紙の保存が認められています。

税の部分で専門的な事になりますが「税額計算に影響を及ぼす」可能性があるため、国税庁では紙の保存を認めている状態です。

『2023年（令和5年）』から「インボイス制度」と呼ばれる仕入れ税の控除に関するシステムが導入されます。

ただし、消費税に関しては「紙の保存」でもインボイス制度の仕入れ額控除の適用の対象となります。

インボイス制度と電子帳簿保存法の関係について

このインボイス制度に紙のまま対応するのは非常に大変さ、面倒さがあります。

電子帳簿保存法に速やかに対応することが業務の効率化等も考えた時には必要です。

例えば、仕入税額控除の適応のためには、取引先からインボイスをもらう必要があります。

免税の対象の事業主様はインボイスの発行が出来ません。ですから、「課税事業主から受領するインボイス」「免税の対象事業主様から受領する請求書」を分けて管理する事になります。

しかし、電子帳簿保存法に対応していれば、仮に紙で届いた場合でも、スキャナー保存をしてデータ化出来ます。

このようにすれば、管理なども非常に簡単になります。

インボイス制度については非常に複雑ですので、各税理士事務所にご相談をされてみてください。

電子帳簿保存法の改正に関するまとめ

いかがでしたか？

インボイス制度の導入を視野に入れる事や、「検索機能を確保」「訂正や削除の防止措置」「速やかに出力出来ること」の要件を満たす為の準備などを考えた場合、「簡単に考えるだけで良い」とはいかないのが現状です。

ビジネスは「売り手と買い手」で成り立っています。

義務化されていることを「全く準備していない」場合は、先方様にも大変な迷惑がかかる可能性があります。

今回の改正は義務付けされていますので、事前に準備が必要です。

各企業様におかれましては、顧問税理士様に対策をお尋ねすることをオススメします。